Um mit Kollegen an einem Dokument zu arbeiten, setzt der Besitzer der Datei die E-Mail-Adressen auf die Liste der Editoren. Diese dürfen dann ganz nach eigenem Wunsch das Dokument verändern und wieder speichern. Alternativ laden User einen Kollegen nur zum Betrachten eines Dokumentes an.
Sobald ein User die Datei lokal bearbeitet, wird sie für andere gesperrt. Trotzdem kann sich jeder Kollege eine schreibgeschützte Kopie des Dokumentes ansehen, Änderungen aber erst speichern, wenn die Datei wieder freigegeben wurde. Office Live Workspace vergleicht dann beide Versionen miteinander und gibt dem letzten Anwender, der die Datei bearbeitet hat, die Möglichkeit, Änderungen zu übernehmen oder abzulehnen. Simultanes Arbeiten verschiedener User an einem Dokument - wie es etwa Google Docs bietet - ist nicht möglich.
Dafür bietet der Dienst ein weiteres Features, das bei Gruppenarbeiten zum Einsatz kommt: SharedView. Damit geben Benutzer den Desktop für andere User frei. Eine Arbeitsgruppe werkelt so gleichzeitig an einem Dokument, wenn auch nicht online, sondern auf dem Desktop eines Kollegen. SharedView ist ein eigenständiges Tool und auch ohne Office Live Workspace nutzbar, aber in die Benutzeroberfläche integriert.
Die Dokumente lassen sich online betrachten - zum Bearbeiten muss es in Microsoft Office geöffnet werden. ((Ins Bild klicken für größere Ansicht.))
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